Es ist an der Zeit DANKE zu sagen! Teil 4

Sie gehören zum Team Reporting & Requirements und sind angesiedelt im Administrationsbereich des Customer Service. Chris ist Azubi der BAUR-Gruppe. Er wechselte einige Wochen vor dem Rollout in das Team rund um Hannes und Simon.

In erster Linie sorgen wir für die notwendigen Rahmenbedingungen im Customer Service. Das heißt wir betreuen die operativen Systeme.

Unser Team betreut die Systeme, die die Kommunikation zu den Kund*innen ermöglicht. Wir erstellen beispielsweise E-Mail Vorlagen, welche anschließend an die Kund*innen verschickt werden. Wir schaffen die Grundlage für die Systeme. Somit haben wir in gewisser Weise auch mit den Kund*innen zu tun. Außerdem sorgen wir bei einem Systemausfall für eine schnelle Behebung, damit der operative Betrieb am Laufen gehalten werden kann.

Die größte Veränderung war natürlich die Umstellung ins Home Office. In erster Linie mussten wir im Team sicherstellen, dass jeder auf dem gleichen Informationsstand ist und ein reibungsloser Austausch bei der Zusammenarbeit im Team stattfinden kann. Durch Microsoft Teams treffen wir uns täglich zu einem Daily-Call und einmal die Woche gibt es einen Austausch mit der gesamten Abteilung. Die Meetingstruktur wird nun in Microsoft Teams umgesetzt. Das funktioniert ganz gut. Das Team telefoniert recht rege und regelmäßig. Home Office bringt viele Vorteile und eigentlich nur wenig Nachteile mit sich. Manche Arbeiten können nun störungsfreier und konzentrierter bearbeitet werden.

Home Office ist auch für uns nichts komplett Neues. Bereits 60 Agenten arbeiteten schon im Home Office. Wir mussten in kürzester Zeit ein tragbares Konzept entwickeln, damit alle Agenten im Home Office arbeiten können. Es galt einige technische und organisatorische Hürden zu meistern. Die Nutzung des FortiClient, somit des VPN-Zugangs, bietet den Mitarbeiter*innen zwei Vorteile. Zum Einen benötigen die Mitarbeiter*innen kein zusätzliches Know-how. Es ist einfach zu bedienen. Man meldet sich ein zweites Mal an und findet seine gewohnte Arbeitsumgebung auf dem Desktop. Zum Anderen war es bedeutend einfacher technisch einzurichten.

Es hat alles relativ gut geklappt. Die ersten Wochen verbrachte ich noch in der Abteilung, somit konnte ich das Team zunächst persönlich kennenlernen. Durch die Daily- und Weekly-Calls im Home Office lernt man die Kolleg*innen auch ein gutes Stück besser kennen. Wenn es zunächst auch erstmal nur über Teams war. Ich wurde in die Aufgaben gut einbezogen, auch bei dem gesamten Home Office Rollout. Dadurch hatte ich keine Schwierigkeiten mich im Team zurecht zu finden. Die tägliche Kommunikation via Teams war ausschlaggebend. Ich wusste durch die Daily-Calls immer genau, was erledigt werden musste.

Es steckt ein ganz entscheidender Aspekt darin: Die Zusammenarbeit. Es kam kein „Dafür bin ich eigentlich nicht zuständig“ oder „Ich kann nicht, weil“ oder „Zeit hab ich dafür eigentlich auch grad keine“. Das Verständnis für die Dringlichkeit und Notwendigkeit hat dafür gesorgt, dass schnelle Entscheidungen getroffen werden konnten. Aber auch die Einsatzbereitschaft unter Kolleg*innen bei kurzfristigen Bestellungen. Da ist man schnell ins Auto gehüpft und hat beispielsweise an der Warenausgabe in Sonnefeld die entsprechende Bestellung abgeholt. Es waren für alle sehr intensive und teilweise auch recht lange Tage. Tagsüber haben wir die Home Office Arbeitsplätze ausgegeben und abends musste alles entsprechend dokumentiert werden. Es muss natürlich irgendwann auch wieder ordnungsgemäß zurückgebaut werden.

Die Kolleg*innen sind drangeblieben und haben das Notwendige gegeben. Man hat wirklicht etwas von dem Spirit gemerkt, vor allem auch über mehrere Bereiche hinaus. Wir können etwas für die Zusammenarbeit lernen. Wir können lernen, wie es gehen kann, wenn man mal vergisst, wofür man eigentlich zuständig ist oder welcher Abteilung man zugehörig ist. Es braucht natürlich keine Krise, aber wir sollten den aktuellen Spirit mit in die Zukunft nehmen.