Hinter den Kulissen des ersten virtuellen Neujahrsempfangs der BAUR-Gruppe

Virtueller Neujahrsempfang der BAUR-Gruppe – Einblicke in die Arbeit der Unternehmenskommunikation

Traditionsgemäß findet der Neujahrsempfang der BAUR-Gruppe in festlichem Ambiente im Kaisersaal auf Kloster Banz in Bad Staffelstein statt. Doch wie für alle anderen Veranstaltungen in dieser Zeit musste auch für den traditionellen Neujahrsempfang der BAUR-Gruppe eine virtuelle Alternative gefunden werden. Dafür legten sich die Teams der Unternehmenskommunikation und der BAUR Studios besonders ins Zeug und stellten ein ganz besonderes Neujahrsempfangs-Video auf die Beine.

Stefan war maßgeblich an der tollen Idee und der Umsetzung beteiligt. Wir haben ihn zum Interview getroffen, um noch mehr über die Hintergründe und die Umsetzung dieses Projekts zu erfahren.

Hallo Stefan! Stell dich doch bitte kurz vor.

Hallo, ich bin Stefan und ich bin Teil der Unternehmenskommunikation der BAUR-Gruppe. Zusammen mit meinen Kolleg*innen bin ich für die interne und externe Kommunikation zuständig.

Bereits im letzten Jahr musstet ihr euch viele virtuelle Alternativen für zahlreiche Veranstaltungen überlegen. Wann ist die Entscheidung für eine virtuelle Umsetzung des Neujahrsempfangs der BAUR-Gruppe gefallen?

Ja das ist richtig. Im letzten Jahr mussten wir fast alles umdenken und neudenken. Von einer Alternative eines Weihnachtsmarktes bis hin zu einer anderen Form einer Führungskräftetagung musste alles neu überlegt, durchdacht und auf die Beine gestellt werden. Über eine virtuelle Umsetzung des klassischen Neujahrsempfangs haben wir im vergangenen Jahr immer mal wieder nachgedacht. Dabei war es immer auch von dem Pandemiegeschehen abhängig. Gerade zu Beginn der Pandemie haben wir vermutlich alle nicht im Traum daran gedacht, dass uns das Thema so lange verfolgen wird. Im Sommer oder Herbst war uns dann aber klar, dass der Neujahrsempfang anders stattfinden muss als gewohnt.

Wie seid ihr auf die Idee des Neujahrsempfangs-Videos gekommen?

Wir hatten uns überlegt, welche Möglichkeiten es für eine virtuelle Umsetzung des Neujahrsempfangs gibt – denn diese sind natürlich begrenzt. Grundsätzlich haben wir überlegt einen Livestream aufzustellen, was wir auch in der internen Kommunikation schon häufiger gemacht haben oder etwas zum selbständigen Konsum anzubieten, also z.B. eine Website mit Text oder ein Booklet. Letztendlich haben wir uns aber dafür entschieden, das Ganze in Form einer Website mit verschiedenem Video Content bereitzustellen. Dazu kommt auch noch die Sondersendung bei TV Oberfranken und die übliche Pressearbeit.

Bei dem schönen Endergebnis gerät der Arbeitsaufwand dahinter fast in Vergessenheit. Was gab es bei der Umsetzung alles zu bedenken?

Beim Neujahrsempfang geht es inhaltlich vor allem darum, zu beleuchten, was uns im vergangenen Jahr in der BAUR-Gruppe besonders beschäftigt hat und einen Ausblick zu geben, wie das Geschäftsjahr zu Ende gehen könnte. In dieser speziellen Zeit galt es aber auch zu bedenken, wie wir das Thema Corona mit eingebaut bekommen. Deshalb haben wir bewusst darauf gesetzt, unseren CFO Hans-Christian vor allem in seiner Rolle als Krisenmanager mit ins Boot zu holen, um darüber zu berichten, wie Corona uns verändert hat oder was wir tun, um Infektionen in der BAUR-Gruppe so gering wie möglich zu halten.

Das waren die wesentlichen Dinge, die uns inhaltlich beschäftigt haben, da auch diese Themen natürlich gut recherchiert und aufbereitet werden mussten.

Aber auch die klassisch organisatorischen Dinge, wie z. B. den Dreh und den Schnitt der Videos zu organisieren oder einen Zeitplan festzulegen, gab es natürlich zu bedenken.

Was war euch bei der Umsetzung besonders wichtig?

Es gab tatsächlich einen Punkt, der uns besonders wichtig war. Da wir beim klassischen Neujahrsempfang viele Gäste in den unterschiedlichsten Altersklassen haben, war es uns wichtig, einen möglichst einfachen Konsum zu ermöglichen. Das war auch ein wichtiger Grund, warum wir uns gegen einen Livestream entschieden haben. Weil wir glauben, dass es technisch zu aufwändig sein könnte für all diejenigen, die nicht den täglichen Umgang mit PCs oder Smartphones gewöhnt sind. Aber auch die stabile Internetverbindung ist nicht überall gegeben.. Wir haben mehrere Videos produziert- Da können die Inhalte jederzeit abgerufen werden und auch Probleme mit der Internetverbindung sind in diesem Fall nicht so schlimm.

Vor welche Herausforderungen hat euch die virtuelle Umsetzung gestellt?

Für mich persönlich war und ist die größte Herausforderung dieser virtuellen Alternativen, die generell im letzten Jahr auf uns zu kamen, das Um- bzw. Neudenken. Viele Abläufe und Prozesse, die wir für die Organisation solcher Events gewohnt waren, mussten komplett neu gestaltet werden. Natürlich erschweren auch die Corona-Schutzmaßnahmen das Arbeiten. Für die Videoproduktion haben wir das Personal auf ein Minimum reduziert und natürlich auch alle Abstands- und Hygieneregeln eingehalten.

Eine weitere kleine Herausforderung gab es auch beim Schnitt der Videos – denn ursprünglich war eine Dauer von 15 Minuten für das Video angedacht. Allerdings gab es so viele gute Inhalte, bei denen wir uns wirklich schwergetan haben, zu kürzen. Darüber hinaus stellen wir aber auch alle Clips in voller Länge separat zur Verfügung und dann kann man selbst entscheiden, ob man sich die anschauen möchte oder nicht.

Was ist dein Highlight des diesjährigen Neujahrsempfangs?

Mein Highlight war die Zusammenarbeit mit den BAUR Studios. Eva und Simon sind wirklich absolute Profis auf ihrem Gebiet und das ist echt cool. Es hat alles so reibungslos funktioniert, wir sind nicht in Zeitnot geraten oder mussten improvisieren. Insgesamt ist es wirklich ein tolles Ergebnis geworden, auf das ich wirklich stolz bin.