Dem Berufsbild der Sekretärin haften eine Vielzahl von Klischees an – zum Beispiel die des Kaffeekochens und des Briefeschreibens. Doch sieht die Realität längst anders aus – auch bei uns in der BAUR-Gruppe. Darüber berichtet heute die gebürtige Hamburgerin Bettina Kuhn und gibt uns einen tieferen Einblick in die Tätigkeiten einer Sekretärin:

 

Liebe Bettina, erzähle uns doch einmal von deinen Anfängen als Sekretärin bei uns.

In der Otto Group bin ich seit insgesamt 28 Jahren tätig. Die ersten 13 Jahre bei Otto in Hamburg als Sekretärin im Einkauf, später für die Geschäftsführung und zuletzt für den Vorstand. Danach ging ich zur BAUR-Gruppe. Hier bin ich mittlerweile seit 15 Jahren beschäftigt. Anfangs in der Personalabteilung als Personalreferentin. Vor dem Hintergrund eines damaligen Geschäftsführerwechsels habe ich im Juli 2004 dann die mir angebotene Position der Sekretärin des Vorsitzenden der Geschäftsführung angenommen.

 

 

Wie ist es eigentlich, für einen Geschäftsführer zu arbeiten?

Als Sekretärin nimmt man automatisch eine vertrauensvolle Position ein. Der Chef setzt voraus, dass mit sensiblen Informationen und Unterlagen diskret umgegangen wird. Vertrauen und Loyalität stellen für eine gute Zusammenarbeit die wesentliche Basis dar. Für einen Geschäftsführer zu arbeiten bedeutet aber auch, sich auf neue, nicht vorhersehbare Situationen einstellen zu können und entsprechend zu handeln. Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten ist eine wichtige Voraussetzung. Mein Chef verlässt sich darauf, dass seine delegierten Aufgaben von mir termingerecht und einwandfrei ausgeführt werden.

 

Was sind deiner Meinung nach die größten Herausforderungen, die du als Sekretärin meistern musst?

Den Chef zu entlasten und seine Termine gut zu koordinieren sind sicherlich die wesentlichsten Aufgaben. Termine so zu vereinbaren, dass sie in dem vorgegebenen Zeitrahmen auch eingehalten werden können und Terminverschiebungen möglichst gar nicht erst auftreten, ist manchmal eine große Herausforderung. Unvorhergesehene Aufgaben richtig einzuschätzen, die gesetzten Prioritäten neu anzuordnen und Termine, die sich dadurch verschieben, zu verlegen, ist die eine Sache, von den Betroffenen dafür aber auch Verständnis entgegengebracht zu bekommen, ist dann ein wirklicher Erfolg.

Die richtigen Worte zu finden ist daher sehr wichtig, genauso wie ein hohes Maß an Empathie. Zudem spielt die Beherrschung von mindestens einer Fremdsprache eine wichtige Rolle, da wir zunehmend auf internationaler Ebene agieren.

 

Im Zeitalter der Digitalisierung…

Die Papierflut weicht der Flut der ein- und ausgehenden eMails. Die Büroarbeit muss daher entsprechend angepasst werden. Ich arbeite heute intensiver als früher mit Outlook und OneNote. Beide Tools dienen mir zum einen zur schnellen und übersichtlichen Ablage und zum anderen zur perfekten Vorbereitung von anstehenden Terminen für und mit Patrick. Das digitale Sekretariat steht aber erst am Anfang und es bleibt spannend, wie die neuen Technologien die tägliche Büroarbeit weiter positiv beeinflussen wird.

 

Sekretärinnen unter sich:

Wie können wir unseren Chef digitalisierter unterstützen“

Mitte des Jahres fand das erste Treffen der Sekretärinnen von BAUR, BFS und der empiriecom statt. Unter dem Motto“ Wie können wir im Sekretariat die digitalen Möglichkeiten weiter ausbauen, um unseren Chefs/Chefinnen eine noch effektivere Unterstützung anzubieten“ treffen wir uns regelmäßig und besprechen unseren Weg zur Digitalisierung im Sekretariat sowie die perfekte Entlastung für unsere Chefs/Chefinnen.

 

 

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